Obchodní a pracovní schůzky jsou každodenní náplní všedního dne mnoha z nás. Ať už tyto meetingy vedete v kanceláři nebo v pohodlí domova, určitě jste se setkali s tím, že formální atmosféra byla překážkou v rozvoji slibné spolupráce nebo dotažení zajímavého projektu. Existuje nějaký spolehlivý recept na „prolomení ledů“, který zlepší obchodní vztahy a zvýší důvěru, případně dodá pracovnímu týmu potřebnou inspiraci a chuť podílet se na něčem úžasném? Moderní trendy v mnoha společnostech ukazují, že klíčem může být jednak změna prostředí a jednak náplň obchodního či pracovního jednání.
V jednom ze svých příspěvků na blog, jménem „Vzestup neformálního pracoviště“, píše Anna Dejlova, hlavní designérka britské firmy Morgan Lovell, která se zabývá designem kanceláří, že moderní kanceláře vyžadují neformální zasedací prostory, které jsou „agilní a schopné pojmout skupiny různých velikostí s různými zvyklostmi. Použití jídelen a salonků jako improvizovaných konferenčních prostorů nejen snižuje tlak na prostor, ale také podporuje neformálnější pracovní prostředí založené na spolupráci, “píše.
Chtějte efektivní schůzky
Ve studii z roku 2014 „Probuď se a vstaň: Dopady nesedavého pracovního prostoru na zpracování informací a výkon skupin“ vědci z Washingtonské univerzity v St. Louis v Missouri uvedli, že skupiny, které při práci na projektu stály, projevovaly hlubší zájem. a byly méně teritoriální, než kdyby seděly. Zjištění publikovaná v Sociálně psychologické a osobnostní vědě ukázala „mnohem vyšší míru sdílení informací a myšlenek“.
I to je dostatečný důvod pro to, aby společnosti vyvedly své zaměstnance z nudných zasedání. Jedině zefektivnění schůzek však není jen posezení nebo postavení. Ve společnosti Udacity sídlem v Silicon Valley, když je čas na brainstorming, zamíří často zaměstnanci ke stolnímu fotbálku nebo minigolfu. Tato dvě místa používají také během schůzek s klienty, aby „prolomili ledy“. Ishan Gupta, generální ředitel Udacity, říká, že existuje důvod, proč se místa konání schůzek přesunula z konferenční místnosti do jiných prostor. „Týmy složené z mileniálů změnily dynamiku pracovních setkání.“ Přestože se mnoho schůzek odehrává jako telekonference nebo videokonference, při osobních schůzkách se přestěhování z konferenčních místností do neformálních prostor opravdu povedlo.“ Gupta věří, že nejdůležitější výhodou neformálního prostředí pro setkání je to, že dokáže prolomit ledy.
Stolní fotbal jako hlavní nástroj při brainstormingu
Zaměstnanci indické technologické společnosti 91Springboard mají také mnoho příležitostí k setkání v neformálních prostorách roztroušených po sídle firmy – ve firemní kavárně, u stolního fotbálku nebo v zelené odpočinkové zóně. „Možná se během zápasů ve fotbálku nedokážeme úplně soustředit na práci, ale dostáváme skvělé nápady. Abychom posléze učinili konečná rozhodnutí, přesuneme se do jiných oblastí, jako je například kavárna, kde plány dokončíme nad nějakou deskovou hrou, “říká Pranav Barad, manažer lidských zdrojů.
Co si z uvedených informací vzít? Stolní fotbálek nebo kulečník je v mnoha firmách naprosto běžná věc, stejně jako třeba pingpongový stůl. Pokud ale podnikáte z domova a pracovní nebo obchodní schůzky probíhají buď v kavárnách a restauracích nebo přímo ve vašem home-officu, máte na jednu stranu omezené možnosti, na straně druhé získáváte obrovskou příležitost, jak atmosféru a průběh jednání uzpůsobit podle svých potřeb.
Společenské hry mohou přinést překvapivé výsledky
Jednou z možností je připravit si pro účastníky schůzky nějakou svižnou a zábavnou společenskou hru s jednoduchými pravidly
Ideální prostředky na prolomení ledů jsou společenské hry, které trvají do 30 minut. Když hovoříme o společenských hrách, které mají vylepšit atmosféru, nelze opomenout karetní hry. Jednou takovou hrou, kterou lze hrát i v menším počtu lidí, je dobře známý poker. Nabízí velký prvek napětí, a kromě toho přináší možnost, jak studovat svého protivníka a na základě psychologických faktorů odhalit jeho budoucí kroky – přesně jako ve skutečném světě byznysu.
Kromě karetních her také deskové hry podporují kreativní myšlení a odvedou pozornost například od chytrých telefonů účastníků jednání. Deskových her je na trhu celá řada, nabídka rozhodně nekončí u šachů, člověče nezlob se nebo Dostihů a sázek. Jednoduchými pravidly, svižným průběhem, dramatickými zvraty a řadou různých rozšíření se může pochlubit strategická hra Carcassone, kterou lze koupit v řadě specializovaných prodejen nebo si ji lze také za malý poplatek půjčit v některé z deskových heren, které najdete hlavně ve větších městech.
Plánujte pečlivě a vyhodnocujte přínos
Při plánování pracovní či obchodní schůzky se kreativitě meze nekladou, ale důležitá je pečlivost a důslednost. Proto je vhodné mít při ruce zápisky z minulých schůzek a jednání, včetně zpětné vazby. Také nikdy nezapomeňte na zpětné hodnocení, které můžete nějakým způsobem vytvořit sami nebo jej získat přímo od účastníků schůzek. Přestože je tento článek o tom, jak udělat jednání zábavnějšími, přeci jen by měla být vždy na prvním místě efektivita.
