Ačkoliv technologie urazily veliký kus kupředu (máme tu Facebook, Instagram, WhatsApp aj.), důležitost e-mailů a jejich psaní po letech stále neupadá. Bez napsaného e-mailu se těžko budeme ucházet o novou práci nebo řešit další důležité věci. A co teprve když je e-mail špatně sepsaný? Jaké chyby při jejich psaní nejčastěji děláme?
Název e-mailového účtu
Začneme prvním krokem pro napsání e-mailu. Založení nového účtu není zas tak důležitý bod, pokud již vlastníte jiný účet s vhodným jménem. A právě jméno u e-mailového účtu je klíčový. Pokud vlastníte účet s názvem např. tvuj.milacek@seznam.cz, transformator@seznam.cz či jarda005@seznam.cz a podobně, rozhodně s ním personalistu ve vaší vysněné práci neoslníte. Vyvarujeme se tedy přezdívkám nejen z dětství, rádoby vtipných názvů a nejlépe i číslům. Nejideálnější název účtu je složen pouze ze jména a příjmení a jejich různých variací. Pokud jsou již veškeré možnosti zabrány, můžete si zakoupit vlastní doménu a mít tak adresu přesně podle svých představ (např. karel@novak.cz), či vyzkoušet jiného e-mailového poskytovatele.
Nezapomeňte také zkontrolovat, pokud a jestli máte k e-mailovému účtu i přiřazenou nějakou fotku. Ta, kterou jste tam vkládali 10 let zpátky totiž už nemusí být taková paráda, jako se mohla v té době zdát.
Oslovení
Je obecně známo, že na správném oslovení si někteří lidé velmi potrpí. Jednotlivá oslovení se liší na základě dosaženého vzdělání, pracovní pozice, kterou příjemce zastupuje, ale také vztahu k adresátovi (formální a neformální e-mail). V neformálním e-mailu se samozřejmě tolik nelpí na přesnosti oslovení jako u formálního e-mailu. Jak tedy správně oslovit? To se dočtete v našem předešlém článku.
Gramatické a pravopisné chyby
Jedná se o každodenní problém, se kterým se setkávám. Nikdo z nás není dokonalý, počet chyb bychom však měli omezit na minimum, nehledě na tom, jedná-li se o žádost o práci či pokec s kamarády (nejen přes e-mail). Obzvláště v prvním zmíněném případě je to poněkud tristní. Jakkoliv vzdělaný můžete být či kolik let praxe máte, jedna žádost o práci plná hrubek vám může hodně rychle zavřít vrátka před vysněnou prací. Čím formální e-mail je, tím lépe si jej po sobě zkontrolujte. Ideální je samozřejmě bez hrubek. Pokud jde opravdu o hodně, a s jazykem nejste kamarádi, požádejte o kontrolu přítele či rovnou korektora.
Nadbytečnost
„Mám chuť na četbu literatury, tak co kdybych si přečetl nové maily?“ – Zní vám to také nesmyslně? To je dobře. E-maily mají sloužit k rychlé komunikaci. Zbavte se v textu pleonasmů a snažte se vyjádřit své myšlenky co nejstručněji, nikdy však ne na úkor původního významu.
Záměrné odkládání odpovědi
Je jasné, že naši e-mailovou schránku většinou nesledujeme 24 hodin denně. Pokud vám však přijde e-mail, rozhodně odpověď záměrně neodkládejte, pokud k tomu nemáte pádný důvod. Osobně mám rčení, že pokud jde něco udělat pod 5 minut, udělejte to hned. Je slušnost odepsat na zprávu nejpozději do 48 hodin od jejího přijetí. Pokud se tak nestane, je zvyklé se ve zprávě omluvit.
Já bych ještě dodala dvě věci.
U oslovení to, že je rozhodně neslušné začínat e-mail jen slovy „Dobrý den“ a pokračovat vlastním textem. To oslovení tam vždy musí být.
A pak konec e-mailu. Nejformálnější je „S pozdravem …“ a u toho většina lidí dělá chybu, protože za tím píše čárku. Ta tam nepatří, správně je jen:
S pozdravem
Andrea Mihalčíková
To relativně málokdo ví a často se mi stává, že tam tu čárku píší i vzdělaní lidé, profesoři a podobně.
A v neposlední řadě je chybou končit e-mail místo „s pozdravem“ přáním hezkého dne, pokud byl už na začátku (tedy, pokud oslovení bylo Dobrý den, Andreo).
Skvělé poznatky! Děkujeme 🙂
Ja som si naopak myslel, že odpovedať na (formálnejšie) maily príliš skoro po ich prijatí, je nevhodné. A že po prijatí mailu by sme mali mať aspoň 30 minutový rozostup, kým na mail odpovieme. Samozrejme to neplatí v prípade urgentných mailov.
Tak ako to je? 🙂
Ona i odpověď do 30 minut je podle mého názoru považována za velmi rychlou. Pokud píšu mail (přičemž věci urgentní řeším téměř výhradně přes telefon), sám odpověď očekávám nejdříve další den.
Vždycky mi přijde trochu komické, když si jako student dávám pozor na vše při psaní e-mailů svým vyučujícím, ještě si dohledávám jejich tituly, abych ho náhodou neoslovila pane doktore a on to byl docent…. a pak mi přijde odpověď: „OK“ konec 😀 Ale je mi jasné, ale těm e-mailů musí psát daleko víc, než studenti. Na svém minulém oboru jsem měla vyučujícího, který to snad psal zásadně z mobilu nebo nevím, nebylo to ke čtení, jako kdyby to nebylo ani česky 😀
Přesně takto jsem to měl se svým vedoucím u BP. Vždy jsem psal sáhodlouhé e-maily, kde jsem si hleděl každé formalitky, a pak přesně odpověď „OK“ 😀
Ach jo, víte, co mi připadá jako šílenost? Že tohle je článek o tom, jak psát správně a bez chyb, a přitom jich tady člověk taky pár najde. Kdybyste zde nepsal o tomto tématu, nereagovala bych na to, ale takhle jsem si nemohla pomoct.
Vážená paní Andreo, chci podotknout, že oslovením není „Dobrý den, Andreo“, to je pozdrav. Oslovením je např. Vážený pane Gajdare, Vážený pane inženýre, Vážená paní Mihalčíková atp.